DESCRIPCIÓN DE LA OFICINA
(Caja)
El establecimiento de caja y cobranzas, cuenta con un total de 13 empleados aproximadamente, pero esta cifra no es constante, ya que en ocasiones el personal se encuentra de vacaciones o es rotado a otras oficinas con la finalidad de brindar apoyo o hacer suplencias y luego es retornado a su puesto original. Cuando el personal está completo se cuenta con los siguientes cargos:
· Recepcionista: Proporciona todo tipo de información y asistencia, por lo que usualmente suelen poseer conocimientos.
· Jefe de caja general: Dirige y supervisa las labores de cobros que realizan los funcionarios de la Caja General (cajeros).
· Cajeros: Garantizan las operaciones de una unidad de caja, efectuando actividades de recepción, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques, giros y demás documentos de valor.
GLOSARIO
-Aprendizaje: Adquisición del conocimiento de algo por medio del estudio, el ejercicio o la experiencia.
-Archivar: Guardar documentos o información en un archivo.
-Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución producen en el ejercicio de funciones o actividades.
-Beneficiario: Persona que resulta favorecida por algo, a quien beneficia un contrato de seguro.
-Caduco: Acabarse alguna cosa por antigua o gastada. Perecedero, poco durable.
-Caja: Es un servicio que brindan las entidades financieras para resguardar el dinero de los particulares.
-Corredor: Funcionario que interviene con fe pública en las transacciones comerciales y equiparado ahora en su función con los notarios.
-Cheque: Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponible en un banco.
-Desempeño: Cumplir las obligaciones inherentes a una profesión.
-Egreso: Salida partida de descargo.
-Formación: Enseñanza de habilidades directamente relacionadas con la preparación para una profesión o actividad laboral concreta.
-Habilidad: Cada una de las cosas que una persona ejecuta con gracia y destreza.
-Pasante: Persona que asiste y acompaña al maestro de una facultad en el ejercicio de ella, para imponerse enteramente en su práctica.
-Proveedor: Persona que provee o abastece a otra persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado.
-Remisión: Acción y efecto de remitir o remitirse. Volver hacer.
-Seguro: Contrato por el que alguien se obliga mediante el cobro de una prima a indemnizar el daño producido a otra persona o a satisfacerle un capital u otras prestaciones.
ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO
Entre las distintas actividades que se realizan dentro del departamento de caja (área de tesorería), se encuentran las siguientes:
-Verificación de transferencias: Se basa en revisar el cuadro de la póliza ingresando a un portal rector, que posee el sistema de la empresa, que nos lleva a consultar dicha transferencia, tomando en cuenta la información del asegurado a través del número del recibo de prima, la firma, fecha de emisión, cédula o Rif del tomador, vigencia de la póliza, (desde -hasta).
-Financiamiento domiciliado: Se realiza a través de los datos del recibo, usando principalmente el número del recibo, y extrayendo la información del estatus del financiamiento, (pendiente o cobrado), para luego poder sellarlo.
-Desglose de caja: Consiste en apartar los contratos de financiadora de primas (primas de seguro y formas de pago), de la relación de depósitos efectivos en banco, y colocarlos con una liga y una hoja con la fecha del día en el cual está siendo desglosado.
-Cuadre de caja (Financiadora de primas y Mercantil Seguros): Es el total general de la caja, bien sea de la compañía MS o MFP, esto se realiza en el programa (Excel) colocando todos los días del mes (una hoja por día) ubicando allí el número de cada deposito “numero de planilla” con su monto “monto de cada uno”, las transmisiones, cobranzas electrónicas (si hay), notas de consumo, “depósito en banco, comprobante o factura” lo cual se encuentra en el anexo “B” de cada caja. Al final, la diferencia siempre debe dar cero (0) y para que así el cuadre este correcto.
-Archivar cheques recibidos por el departamento: Radica en la revisión y clasificación de cheques según el ramo para luego guardar alfabéticamente donde corresponda, dependiendo del siniestro o corredor de seguros de forma ordenada.
-Levantamiento de cheques caducos: Se refiera a la liquidación de los cheques archivados que entran en su periodo de caduco, el cual es cada (90) días, exceptuando los cheques de moneda extranjera que tienen una duración de un año. Esto se hace, revisando una a una las carpetas archivadas en las cajas fuertes desde la “A” hasta la “Z” para poder seleccionarlas y marcarlas junto con el giro, con una pestaña que debe llevar, el día y el mes en el que dicho cheque está próximo a caducar.
-Depósito con tarjeta de crédito: Se realiza ingresando al portal rector, caja, caja ingreso, registrar ingreso, deposito por cajero, y colocando el número del depósito, luego se deposita por comercio, efectivo en banco.
-Pago de cheque: No es necesario un procedimiento, sino que se hace directamente el ingreso de caja, y luego se anota el número del depósito en el cheque.
-Capturar cheque por compañía: “Transmitir” Se efectúa buscando el monto de cada cheque, colocando el número de transmisión, al depósito registrado, se organizan los cheque de menor a mayor y luego se guardan, posterior a eso se accede al rector para registrar el deposito efectivo en banco, colocando la cuenta bancaria, el número del depósito y oprimiendo la tecla (F8) para traer la información y (F10) para grabarla.
-Refrescar: Es un proceso que se hace a las 3:30pm para saber que cheque fue pagado y devuelto; luego de ingresar al “cinta suma”, se coloca la transmisión y se busca por fecha del día anterior hasta el actual, se consulta y se imprime para enumerar y colocar su descripción.
Esto se hace ingresando a “cinta suma” donde se busca el cheque devuelto por el número de “matriz carga”, se verifica, se coloca el sello, y se grapan los cheque al “cinta suma”, se llevan al departamento de gerencia administrativa y luego de ser firmados, se archivan en la carpeta de cheques “devueltos”.
-Cheques Recibidos: Consta en verificar el monto, el nombre la persona que realizo el pago, la firma y el número de cheque, para luego después de tildar y asegurarse que este correcto, sellar y firmar las relaciones para separarlas, una para que se archiven y la otra para llevarlas a tesorería.
-Transmisión de los cheques: Es un procedimiento que se hace ingresando a una ruta (capturar, cheques, procesar, cheques) y se coloca el monto, (monto total y la cantidad de cheques), se pasa por la maquina especial para “capturar”, se anota el monto y se verifica para asegurarse de que todo esté bien.
-Corte de carpetas de cheques entregados y pestañas: Se basa en cortar carpetas tamaño oficio a una medida específica y de esta manera, obtener las pequeñas carpetas en las que se archivan los cheques entregados y ticket guarderías, de allí también se sacan las pestañas en las que se anotan el día y el mes de cheques caducos.
-Cuadros: Es la realización de pequeños cuadros, hechos en hojas blancas, donde se coloca el número de transmisión, para realizar el proceso de cheques devueltos.
-Atender llamadas: Recibir llamadas de los clientes y demás trabajadores de la empresa.
-Entrega de cheques o pagos por taquilla: Es la entrega de pagos, que se dan por despacho a los beneficiarios a productores o a terceros. Esto se hace solicitando al cliente o autorizado el número del código que tiene, junto con su cédula o carnet, para de esta manera buscar el cheque, desprenderlo, tomarle foto, (al cliente, el cheque y el carnet o cédula), dar el pago, luego sellar, firmar y archivar el ticket en la carpeta correspondiente.
-Cambio de status de cheques entregados: Se hace ingresando directamente al rector con la siguiente ruta (caja, caja egresos, mantener egresos, entregar cheques emitidos), luego de ingresar, colocar el número del egreso que aparece en el recibo, tildar con una “x” en la casilla entregado, dar enter y proceder a colocar el nombre y la cedula de la persona retiro el cheque para dar (F10) y guardar.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES POR SEMANAS PLANTEADO
(Caja)
El establecimiento de caja y cobranzas, cuenta con un total de 13 empleados aproximadamente, pero esta cifra no es constante, ya que en ocasiones el personal se encuentra de vacaciones o es rotado a otras oficinas con la finalidad de brindar apoyo o hacer suplencias y luego es retornado a su puesto original. Cuando el personal está completo se cuenta con los siguientes cargos:
· Recepcionista: Proporciona todo tipo de información y asistencia, por lo que usualmente suelen poseer conocimientos.
· Jefe de caja general: Dirige y supervisa las labores de cobros que realizan los funcionarios de la Caja General (cajeros).
· Cajeros: Garantizan las operaciones de una unidad de caja, efectuando actividades de recepción, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques, giros y demás documentos de valor.
GLOSARIO
-Aprendizaje: Adquisición del conocimiento de algo por medio del estudio, el ejercicio o la experiencia.
-Archivar: Guardar documentos o información en un archivo.
-Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución producen en el ejercicio de funciones o actividades.
-Beneficiario: Persona que resulta favorecida por algo, a quien beneficia un contrato de seguro.
-Caduco: Acabarse alguna cosa por antigua o gastada. Perecedero, poco durable.
-Caja: Es un servicio que brindan las entidades financieras para resguardar el dinero de los particulares.
-Corredor: Funcionario que interviene con fe pública en las transacciones comerciales y equiparado ahora en su función con los notarios.
-Cheque: Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponible en un banco.
-Desempeño: Cumplir las obligaciones inherentes a una profesión.
-Egreso: Salida partida de descargo.
-Formación: Enseñanza de habilidades directamente relacionadas con la preparación para una profesión o actividad laboral concreta.
-Habilidad: Cada una de las cosas que una persona ejecuta con gracia y destreza.
-Pasante: Persona que asiste y acompaña al maestro de una facultad en el ejercicio de ella, para imponerse enteramente en su práctica.
-Proveedor: Persona que provee o abastece a otra persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado.
-Remisión: Acción y efecto de remitir o remitirse. Volver hacer.
-Seguro: Contrato por el que alguien se obliga mediante el cobro de una prima a indemnizar el daño producido a otra persona o a satisfacerle un capital u otras prestaciones.
ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO
Entre las distintas actividades que se realizan dentro del departamento de caja (área de tesorería), se encuentran las siguientes:
-Verificación de transferencias: Se basa en revisar el cuadro de la póliza ingresando a un portal rector, que posee el sistema de la empresa, que nos lleva a consultar dicha transferencia, tomando en cuenta la información del asegurado a través del número del recibo de prima, la firma, fecha de emisión, cédula o Rif del tomador, vigencia de la póliza, (desde -hasta).
-Financiamiento domiciliado: Se realiza a través de los datos del recibo, usando principalmente el número del recibo, y extrayendo la información del estatus del financiamiento, (pendiente o cobrado), para luego poder sellarlo.
-Desglose de caja: Consiste en apartar los contratos de financiadora de primas (primas de seguro y formas de pago), de la relación de depósitos efectivos en banco, y colocarlos con una liga y una hoja con la fecha del día en el cual está siendo desglosado.
-Cuadre de caja (Financiadora de primas y Mercantil Seguros): Es el total general de la caja, bien sea de la compañía MS o MFP, esto se realiza en el programa (Excel) colocando todos los días del mes (una hoja por día) ubicando allí el número de cada deposito “numero de planilla” con su monto “monto de cada uno”, las transmisiones, cobranzas electrónicas (si hay), notas de consumo, “depósito en banco, comprobante o factura” lo cual se encuentra en el anexo “B” de cada caja. Al final, la diferencia siempre debe dar cero (0) y para que así el cuadre este correcto.
-Archivar cheques recibidos por el departamento: Radica en la revisión y clasificación de cheques según el ramo para luego guardar alfabéticamente donde corresponda, dependiendo del siniestro o corredor de seguros de forma ordenada.
-Levantamiento de cheques caducos: Se refiera a la liquidación de los cheques archivados que entran en su periodo de caduco, el cual es cada (90) días, exceptuando los cheques de moneda extranjera que tienen una duración de un año. Esto se hace, revisando una a una las carpetas archivadas en las cajas fuertes desde la “A” hasta la “Z” para poder seleccionarlas y marcarlas junto con el giro, con una pestaña que debe llevar, el día y el mes en el que dicho cheque está próximo a caducar.
-Depósito con tarjeta de crédito: Se realiza ingresando al portal rector, caja, caja ingreso, registrar ingreso, deposito por cajero, y colocando el número del depósito, luego se deposita por comercio, efectivo en banco.
-Pago de cheque: No es necesario un procedimiento, sino que se hace directamente el ingreso de caja, y luego se anota el número del depósito en el cheque.
-Capturar cheque por compañía: “Transmitir” Se efectúa buscando el monto de cada cheque, colocando el número de transmisión, al depósito registrado, se organizan los cheque de menor a mayor y luego se guardan, posterior a eso se accede al rector para registrar el deposito efectivo en banco, colocando la cuenta bancaria, el número del depósito y oprimiendo la tecla (F8) para traer la información y (F10) para grabarla.
-Refrescar: Es un proceso que se hace a las 3:30pm para saber que cheque fue pagado y devuelto; luego de ingresar al “cinta suma”, se coloca la transmisión y se busca por fecha del día anterior hasta el actual, se consulta y se imprime para enumerar y colocar su descripción.
Esto se hace ingresando a “cinta suma” donde se busca el cheque devuelto por el número de “matriz carga”, se verifica, se coloca el sello, y se grapan los cheque al “cinta suma”, se llevan al departamento de gerencia administrativa y luego de ser firmados, se archivan en la carpeta de cheques “devueltos”.
-Cheques Recibidos: Consta en verificar el monto, el nombre la persona que realizo el pago, la firma y el número de cheque, para luego después de tildar y asegurarse que este correcto, sellar y firmar las relaciones para separarlas, una para que se archiven y la otra para llevarlas a tesorería.
-Transmisión de los cheques: Es un procedimiento que se hace ingresando a una ruta (capturar, cheques, procesar, cheques) y se coloca el monto, (monto total y la cantidad de cheques), se pasa por la maquina especial para “capturar”, se anota el monto y se verifica para asegurarse de que todo esté bien.
-Corte de carpetas de cheques entregados y pestañas: Se basa en cortar carpetas tamaño oficio a una medida específica y de esta manera, obtener las pequeñas carpetas en las que se archivan los cheques entregados y ticket guarderías, de allí también se sacan las pestañas en las que se anotan el día y el mes de cheques caducos.-Cuadros: Es la realización de pequeños cuadros, hechos en hojas blancas, donde se coloca el número de transmisión, para realizar el proceso de cheques devueltos.
-Atender llamadas: Recibir llamadas de los clientes y demás trabajadores de la empresa.
-Entrega de cheques o pagos por taquilla: Es la entrega de pagos, que se dan por despacho a los beneficiarios a productores o a terceros. Esto se hace solicitando al cliente o autorizado el número del código que tiene, junto con su cédula o carnet, para de esta manera buscar el cheque, desprenderlo, tomarle foto, (al cliente, el cheque y el carnet o cédula), dar el pago, luego sellar, firmar y archivar el ticket en la carpeta correspondiente.
-Cambio de status de cheques entregados: Se hace ingresando directamente al rector con la siguiente ruta (caja, caja egresos, mantener egresos, entregar cheques emitidos), luego de ingresar, colocar el número del egreso que aparece en el recibo, tildar con una “x” en la casilla entregado, dar enter y proceder a colocar el nombre y la cedula de la persona retiro el cheque para dar (F10) y guardar.
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